Je to-do’s managen

Getting Things Done & Bullet Journals

 

In dit bonusmateriaal neem ik je graag een stukje dieper mee in mijn ervaringen. Je leest welke lijsten ik gebruik voor Getting Things Done. En je leest hoe ik een binnenkomende actie verwerk. Ook zie je hoe ik projecten aanvlieg. 

 

Mooie video’s van hoe mensen Bullet Journals en Getting Things done toepassen vind je aan het einde.

 

Mijn lijsten

 

Uiteindelijk gebruik ik de volgende lijsten:

  • To do (= eerstvolgende actie lijst)
  • Wachten op
  • Later/Misschien
  • Lezen
  • Projecten zakelijk: hierin hou ik ideeën bij voor projecten, ik houd bij hoe ver ik ben; concrete acties zet ik op de to do lijst met een # met de projectnaam er bij en een # naar context (#klein zakelijk online, #bellen, #groot zakelijk etc.). Ik maak dus een onderverdeling naar context en vaak naar inhoud. Mijn projectenlijst geeft een overzicht waar ik ben in een project. Voorbeelden van projecten: Standaardiseren, Contentmanagement en Adwords.
  • Projecten privé: alles wat meerdere acties vereist komt hierin. Bijvoorbeeld: Spanje herfstvakantie en Financieel.
  • Verhuur huis: zoals veel mensen hier in Bergen verhuren we zomers ons woonhuis en kantoor aan vakantiegasten en gaan zelf op vakantie. Dat betekent veel deelwerkzaamheden:
    • onderhoudsklusjes die zijn blijven liggen
    • uitbesteden van de wissel en schoonmaak
    • het beheer van de vele boekingssites die we gebruiken
    • het coördineren van de miniverhuizing van onze spullen

Tijdsgebonden acties gaan in de agenda, dingen die snel moeten gebeuren op de algemene to do lijst en de rest (acties die wel moeten gebeuren maar nog wel even kunnen wachten) gaat op een van de verhuurlijsten. Voor alle onderhoudsklussen is er een gedeelde lijst die ook andere gezinsleden kunnen vullen. Zo is er overzicht als er tijd is om onderhoud te plegen.

  • Boodschappen: weer onderverdeeld in onder andere Online shoppen, Stad kopen, Office center (in de praktijk: alle kantoorbenodigdheden die ik ook wel bij andere winkels bestel) Drogist en Boodschappen algemeen (=supermarkt). Vooral Stad en drogist blijken erg makkelijk als ik ergens even 10 minuutjes over heb: ik weet direct wat ik nog moest kopen.
  • Boot: weer onderverdeeld in mee op vakantie, boodschappen boot etcetera.

Een werkende onderverdeling is natuurlijk een heel persoonlijk iets. Met deze opsomming bedoel ik slechts een voorbeeld te geven.

 

Hoe ik een binnenkomende actie verwerk

 

Als ik binnen twee weken een offerte moet maken zet ik het op mijn eerstvolgende actielijst met einddatum onder de kop #zakelijk groot offline.

Als ik bijvoorbeeld even een formulier van mijn website moet controleren (kloppen de velden, werkt het formulier) dan zet ik dat op mijn eerstvolgende actie lijst en voeg daar aan toe #klein-zakelijk-online.

Het verschil tussen online en offline is voor mij belangrijk omdat ik als ik reis mijn offline acties oppak. En ik reis regelmatig, het is fijn dat ik dan niet uitgebreid hoef na te denken wat ik handig in die reistijd kan doen, maar door op klein en groot zakelijk offline te kijken, gelijk een compact lijstje krijg waar ik uit kan kiezen.

Zo verdwaal ik niet in enorme to do opsommingen en kan ik reistijd nuttig gebruiken.

 

Projecten

 

Je projecten lijst kan een categorie zijn in een app, een pagina in een losbladige agenda of een map met de titel “projecten” met 1 grote lijst of met aparte vellen papier voor elk project.

De projectenlijst gebruik je niet om te plannen en je deelt de inhoud ook niet in op bijvoorbeeld urgentie. Het is alleen maar een verzameling van alle losse eindjes. Je bekijkt hem ook niet iedere dag, maar misschien eens per week.

Allen hanteert een ruim projectbegrip: er is meer dan één actie nodig om de Gewenste Uitkomst te bereiken.

 

Hoe krijg je nu een complete lijst met al je huidige projecten?

Grasduin in:

> Je agenda

> Je werkomgeving

> Je Eerstvolgende Acties lijst

> je persoonlijke doelen

> je werkstrategieën

> je werkplannen

> huidige problemen

> huidige kansen

 

Heb je veel projecten maak dan een onderverdeling in je projectenlijst.

 

Bijvoorbeeld privé, projecten workshops, presentaties (projecten van zelfde aard klusteren). Het maakt niet zoveel uit welke indeling je kiest, je zult hem vaak wijzigen als je echt met GTD in de praktijk werkt.

 

Bullet journal

 

Meer info en inspiratie hoe een zakelijk Bullet Journal, of BuJo er uit kan zien vind je hier:

  1. De site van de uitvinder Ryder Carroll:

http://bulletjournal.com/

2. Een uitleg voor zakelijke toepassing + video vind je hier:

http://www.strategelaar.nl/2018/07/23/effectiviteit-1-bullet-journal/

  1. Een uitleg:

https://tibor.nl/bullet-journal-voor-professionals-krijg-je-werk-af/

  1. Een uitgebreide uitleg voor zzp-ers met een concreet voorbeeld hoe de auteur gebruik maakt van een BuJo: https://faxion.nl/2018/waarom-bullet-journal-zzp-ers-onmisbaar-is-zacht-werken/

https://faxion.nl/2018/waarom-bullet-journal-zzp-ers-onmisbaar-is-zacht-werken/

 

Getting Things Done op papier

 

Voorbeelden hoe je GTD op papier kunt vormgeven zie je hier:

    1. https://www.youtube.com/watch?v=Ez98J5II6HU
    2. https://www.youtube.com/watch?v=TyFaBH5iNGc

 

 

 

Al het bonusmateriaal

 

 

BONUSMATERIAAL 

bij 

Auteur: Mirjam Wiersma. Spreker, trainer, en eigenaar Helemaal Jij

Te druk? 

workshop met 10 workchangers

Werkdruk wordt door 58% als belangrijke stressfactor genoemd, 33% vindt zijn of haar werkdruk over het algemeen te hoog (onderzoek onder 1073 werkende Nederlanders).  We pakken s’ochtends als eerste onze smartphone en blijven de hele dag – en niet zelden ook de avond en het weekend – aan staan. Er is meer informatie beschikbaar dan ooit; we voelen ons vaak overweldigd. In deze workshop te druk? krijg je 10 concrete workchangers: dresseer je drukte en boost je productiviteit!